Про організацію роботи в офісі в нових реаліях
04 Травня 2020З можливим локальним послабленням обмежувальних заходів деякі компанії поступово планують вихід із карантину та повернення частини працівників до офісів. Це реально організувати безпечно у нових умовах життя. Головне — розробити детальний план і постійно його дотримуватися.
Йдеться про ретельну підготовку — розрахунок потреб, замовлення та закупки достатньої кількості засобів для дезінфекції, мила, паперових рушників тощо, планування організації простору та робочих процесів, розробку внутрішньої комунікаційної політики, а також встановлення контролю за виконанням нових рекомендацій.
Далі про все детальніше:
➡ Організація простору в офісі
◾ Забезпечте достатньо простору для дотримання фізичної дистанції у два метри. Не обов'язково робити окремі помітки на підлозі. Розкажіть співробітникам про важливість фізичного дистанціювання та як можна дотримуватися безпечної дистанції — наприклад, вони можуть уявляти довжину ліжка чи приблизно свого зросту, коли з кимось спілкуються. З часом це увійде у звичку.
◾ У спільних приміщеннях (кухня, конференц-зал) важливо встановити ліміт кількості осіб, які можуть там знаходитися, аби не виникало великих скупчень людей. Цей ліміт варто планувати з огляду на можливість дотримання фізичної дистанції у приміщенні. Логічно, що менша площа приміщення, то менше людей в ньому може знаходитися. Наприклад, розставте столи та стільці на відстані двох метрів, розставте антисептики також на безпечній відстані один від одного, аби за потреби ним скористатися, не утворювалися черги.
◾ Видрукуйте і розвішайте інструкції про те, як правильно мити руки і як користуватися антисептиком. Це доречно зробити в усіх робочих приміщеннях, туалеті, кухні, біля дзеркал, у місцях, де знімають верхній одяг тощо.
→ Докладна інструкція як мити руки
→ Як правильно використовувати спиртовмісний антисептик
◾ Якщо у вашому офісі працівники не мають визначеного робочого простору (наприклад, в деяких компаніях змінюють комп’ютери чи користуються спільною гарнітурою), цю практику зараз потрібно припинити. Якщо потрібно використовувати спільні стаціонарні телефони чи інші пристрої, їх необхідно дезінфікувати до та після використання.
➡ Миття рук та антисептики
◾ Умова must — забезпечити всім необхідним для дотримання гігієни рук — достатню кількість мила, серветок чи одноразових рушників для витирання рук, спиртовмісних антисептиків, смітників, куди можна викидати використані серветки. І не лише забезпечити всім цим, але постійно наголошувати на дотриманні гігієни рук — мати інструкції, плакати, нагадування тощо.
◾ Стосовно спиртовмісних антисептиків: є сенс поставити їх у місцях, де співробітники зможуть обробити руки ДО того, як зайти в приміщення, наприклад, прямо на вході. Так працівники зможуть обробити руки антисептиком, відкрити двері чи зняти свої речі, а вже опісля провести належну гігієну рук водою та милом.
◾ Антисептики, креми для рук, рушники розставте на видних місцях, аби до них був безперешкодний доступ.
◾ “Touchless” опції (до яких можна не торкатися, щоб вони спрацювали), наприклад, диспенсери для мила та антисептиків — не є критичними. Якщо є змога, можна їх придбати. Але більш важливо наголошувати на дотриманні гігієни рук і регулярно (щонайменше раз на 1-2 години) дезінфікувати ручки кранів.
◾ Одноразові рукавички в офісі можуть бути, але не варто заохочувати працівників їх носити під час роботи, особливо, якщо є безперешкодний доступ до води і мила. Якщо хтось носить рукавички — переконайтеся, що людина правильно ними користується (особливо, чи правильно знімають та утилізують).
➡ Провітрювання і чистота повітря
◾ Якщо є змога, встановіть високоефективні фільтри для очищення повітря та перевірте чи працюють системи вентиляції у приміщеннях. Встановлення фільтрів також не є обов’язковою вимогою, за умови дотримання нормальної циркуляції повітря у приміщенні — регулярного провітрювання. Але у кімнатах, де приміром, мало вікон, очищувач повітря буде доречним.
◾ Бактерицидні опромінювачі-рециркулятори, які зараз активно пропонують в тому числі для офісів, не критичні також. Вони потрібні в медичних умовах, а не у звичайних офісах. За умов дотримання фізичного дистанціювання, належної гігієни рук, дезінфекції поверхонь та провітрювання — таке обладнання не принесе особливої користі.
◾ Якщо є кондиціонери — обов’язково проведіть очищування фільтрів.
◾ Регулярно провітрюйте приміщення, просто відкриваючи вікна. Зараз можна тримати вікна відчиненими протягом дня. Якщо такої змоги немає, робіть провітрювання щонайменше раз на 1-2 години.
➡ Організація роботи та графіку
◾ Розробіть графік змін, аби не всі працівники одночасно приходили в офіс. Частина може продовжувати працювати вдома, потім змінювати іншу, яка почала роботу в офісі. Плануйте це з огляду на специфіку вашої діяльності.
◾ Великі обговорення і зустрічі продовжуйте у форматі онлайн.
◾ Запропонуйте працівникам, які входять до групи ризику (людям старшим за 60 років, люди, що мають серцево-судинні хвороби, цукровий діабет, хвороби легень) продовжувати працювати з дому далі.
➡ Очищення поверхонь та дезінфекція
◾ Найбільш ефективними для дезінфекції поверхонь є розведені побутові відбілювальні розчини, спиртові розчини, що містять щонайменше 70% спирту, та найбільш поширені побутові засоби для дезінфекції.
Розчин на основі відбілювача можна приготувати так: 5 столових ложок (якщо він у сухому вигляді) на 3,5 літри води або 4 чайні ложки відбілювача на літр води.
◾ Важливо дотримуватися інструкцій виробника щодо всіх засобів для чищення та дезінфекції (наприклад, концентрації, способу нанесення та часу контакту тощо).
◾ Людина, яка дезінфікує поверхні має робити це в рукавичках. Якщо вони одноразові, їх не можна використовувати повторно. Якщо багаторазові, вони мають бути призначені лише для дезінфекції і все, а також належно дезінфікуватися опісля використання.
◾ Дуже важливо дезінфікувати поверхні, до яких часто торкаються, — стільниці, ручки дверей, дверцята холодильника. Це варто робити кілька разів на день. Доречно буде протирати антисептиком кнопки кавомашин, мікрохвильовок чи ручку чайника, якщо є спільна кухня.
◾ Є також сенс закупити ультрафіолетові бокси для очищення телефонів. Такі бокси визнані найбільш ефективним способом для знищення патогенів. Можна розставити кілька таких пристроїв в офісі та заохочувати працівників залишати там свої телефони на певний час, особливо, після повернення з вулиці.
➡ Політика та комунікації
◾ Важливо відповідально поставитися до політики ”захворів — сиди дома” і заохочувати своїх працівників в жодному разі не виходити на роботу, якщо вони мають симптоми гострої респіраторної інфекції. Також обговоріть зміни у роботі, оплату і все, що стосується цього питання, аби працівники знали свої права і мали алгоритм дій у різних випадках.
◾ Проведіть навчання серед своїх співробітників щодо ознак та симптомів COVID-19 та виділіть додаткові ресурси HR (якщо це потрібно), щоби відповісти на їхні питання про те, що робити, якщо вони захворіли або мали контакт з людиною, яка має симптоми гострої респіраторної інфекції.
◾ Перед тим, як починати працювати, переконайтеся, що всі співробітники ознайомлені з новими правилами роботи. Зробіть розсилку матеріалів, які необхідно переглянути до початку роботи, — правила роботи в офісі, алгоритми дій, якщо є симптоми хвороби, інструкції щодо миття рук і користування антисептиком тощо.
◾ Окрема комунікація має стосуватися нових норм поведінки — дотримання етикету дихання і кашлю, фізичної дистанції, а також привітань — без потискання рук та обіймів. Оберіть новий спосіб привітань у вашому офісі.
◾ Подумайте про план дій, якщо співробітник/ця будуть мати симптоми гострої респіраторної інфекції. В такому випадку людину треба якнайшвидше ізолювати в окремому приміщенні від інших працівників. Є також сенс мати кілька масок, аби хвора людина могла їх одягнути, опісля негайно відправити додому, нагадати про потребу зателефонувати до свого лікаря.
За лінками є докладні рекомендації:
Якщо ви вирішили поступово повертатися до роботи, зараз саме час розпочати підготовку. Нам треба звикати до нових реалій життя, в тому числі і в робочому середовищі. Що раніше ми почнемо адаптовуватися, то краще і швидше навчимося жити в нових умовах, та почуватися в безпеці.